Wat is functioneel beheer?

De functioneel beheerder is werkzaam op de afdeling functioneel beheer en werkt als tussenpersoon voor de ICT en de eindgebruiker. Een functioneel beheerder is er verantwoordelijk voor dat al het bedrijfspersoneel toegang heeft tot de juiste diensten en houdt daarbij toezicht op de gehele informatievoorziening. Functioneel beheerders hebben kennis over zowel business als ICT. Daardoor kunnen ze bedrijven helpen met het opstellen van een haalbaar ICT-beleid.

In dit artikel zullen we verder behandelen wat functioneel beheer is, welke taken functioneel beheerders hebben en hoe je zelf functioneel beheerder kunt worden.

Wat is functioneel beheer?

Functioneel beheer is een branche binnen de informatie- en communicatietechnologie (ICT) en houdt zich bezig met de informatievoorziening binnen een organisatie. Het staat ook bekend als informatiebeheer of informatiemanagement. Als functioneel beheerder ben je verantwoordelijk voor de aanvoering van bedrijfsinformatie en voor de toegang van alle werknemers tot de juiste diensten. Je houdt je minder bezig met het technische aspect van de diensten, zoals het ontwikkelen en onderhouden van software.

In het algemeen volgt de uitvoering van functioneel beheer het BiSL raamwerk, wat staat voor Business Information Services Library. In dit raamwerk wordt beschreven hoe de functioneel beheerder ervoor kan zorgen dat de informatievoorziening goed werkt. Taken volgens de BiSL zijn opgedeeld in de volgende groepen:

• Gebruiksbeheer: continu ondersteuning geven aan het personeel voor het gebruik van de ICT-services.

• Functionaliteitenbeheer: verduidelijken van wijzigingen in de informatievoorziening.

• Uitvoeringsbeheer: werknemers assisteren met de veranderingen in de ICT-services.

Definitie van informatievoorziening

Informatievoorziening is de uitwisseling van alle informatie binnen en tussen organisaties. Ook de daarvoor benodigde infrastructuur maakt deel uit van de informatievoorziening. Organisaties hebben behoefte aan het opslaan en delen van informatie. Deze informatie kan worden ingedeeld in de volgende 3 groepen:

• Operationele informatie: informatie over het uitvoeren van handelingen en de administratie van processen.

• Besturingsinformatie: data voor het besturen van een organisatie.

• Verantwoordingsinformatie: gegevens over activiteiten en beleid.

De taak van de ICT-afdeling is om de informatievoorziening te vertalen naar digitale services en diensten, zodat al het personeel informatie kan opslaan en uitwisselen. Vervolgens is het functioneel beheer ervoor verantwoordelijk dat iedereen toegang heeft tot de juiste dienst en dat alle services optimaal werken.

Verschil functioneel beheer en applicatiebeheer

Applicatiebeheer maakt ook onderdeel uit van de informatievoorziening, maar is meer gericht op het technische aspect ervan. Een applicatiebeheerder heeft technische vaardigheden voor het ontwerpen en onderhouden van ICT-services. Als functioneel beheerders houd je je echter meer bezig met het faciliteren en monitoren van de ICT-services, waardoor je technische kennis dus beperkt nodig hebt.

Verder doet het applicatiebeheer onderzoek naar de laatste trends en mogelijkheden op het gebied van ICT. Als er ook behoefte is aan verandering vanuit de werkgever, dan zijn ze ervoor verantwoordelijk om deze verandering in te voeren. De applicatiebeheerder is dus continu bezig met het verbeteren van de ICT-services en bekleedt daarom een belangrijke functie binnen de ICT-afdeling.

Functioneel applicatiebeheer

Hierboven heb je gelezen dat applicatiebeheerders een andere functie hebben. Toch zijn er organisaties die geen onderscheid maken tussen applicatie- en functioneel beheer. In plaats daarvan worden de functies samengevoegd tot functioneel applicatiebeheer. Het splitsen van de informatievoorziening is afhankelijk van de complexiteit van de services en de grootte van het bedrijf.

Lees meer:

• Wat doet een functioneel applicatiebeheerder?

• Wat doet een service delivery manager?

Wat doet een functioneel beheerder?

Als functioneel beheerder ben je verantwoordelijk voor het optimaal presteren van het informatiesysteem. Je helpt werknemers met het gebruiken van de services en geeft ondersteuning aan de ICT-afdeling. In principe fungeer je als een tussenpersoon voor de ICT en de eindgebruikers. Als werknemers bijvoorbeeld problemen ervaren met het systeem, geef je dit door aan het applicatiebeheer. Ook ben je verantwoordelijk voor het trainen van bedrijfspersoneel wanneer er een grote software-update uitkomt.

Verder kun je als functioneel beheerder ondersteuning bieden bij technische problemen, bijvoorbeeld door ervoor te zorgen dat programma's op de juiste plek worden geïnstalleerd en wijzigingen goed zijn doorgevoerd. Bovendien ben je het eerste aanspreekpunt wanneer het systeem niet optimaal werkt. Communicatie speelt daarom een belangrijke rol binnen deze functie.

Lees meer: Wat doet een functioneel beheerder?

Gemiddeld salaris van functioneel beheerder

Het gemiddeld salaris van een functioneel beheerder is € 3.545 per maand. De hoogte van het salaris wordt voornamelijk bepaald door de grootte van het bedrijf en door je werkervaring.

Het komt ook voor dat de functie van een functioneel beheerder wordt gecombineerd met die van een applicatiebeheerder. Het gemiddeld salaris van een functioneel applicatiebeheerder is € 3.745 per maand.

Lees meer: Hoeveel verdient een functioneel beheerder?

Taken van functioneel beheer

Functioneel beheer heeft verschillende taken binnen een bedrijf. Maar over het algemeen zijn de taken onderverdeeld in de volgende 4 groepen:

Besturing van functioneel beheer

De eerste taak is de besturing van het functioneel beheer. Er wordt bijvoorbeeld gekeken of er genoeg mensen zijn in het team om de taken uit te voeren en/of iedereen weet welke taken ze hebben. Je bent als functioneel beheerder dus zelf verantwoordelijk voor het managen van je eigen team.

Vormgeving van de informatievoorziening

Vormgeving van de informatievoorziening wordt meestal gezien als de belangrijkste taak van het functioneel beheer. Het heeft te maken met de volgende activiteiten:

• controleren of de aansluitingen van de informatievoorziening goed werken;

• toezicht houden op de kwaliteit van de services;

• uitvoeren van de aanpassingen in het systeem. Hierbij hoort ook het begeleiden van bedrijfspersoneel.

Binnen deze taak gaat het bovendien om de vormgeving van zowel geautomatiseerde als niet-geautomatiseerde diensten. Het inloggen op een digitale databank wordt beschouwd als een geautomatiseerde dienst en het handmatig invoeren van data wordt beschouwd als een niet-geautomatiseerde dienst. Functioneel beheer heeft betrekking op beide vormen van informatievoorziening.

ICT-ondersteuning

ICT-ondersteuning heeft te maken met het controleren van de informatievoorziening. Als er bijvoorbeeld een storing is, dan geef je dit als functioneel beheerder door aan de centrale ICT-afdeling. Het is niet de rol van het functioneel beheer om ICT-medewerkers te leiden, maar wel om toezicht te houden. Verder is het mogelijk dat je advies geeft aan de ICT-afdeling, aangezien je als functioneel beheerder te maken hebt met de toepassing van de service. Hierdoor kan je gemakkelijk zien of er iets aangepast moet worden.

Beleid van de organisatie

Functioneel beheerders hebben een belangrijke functie bij de uitvoering en bijstelling van het beleid van de organisatie. Er wordt bijvoorbeeld gekeken welke toepassingen van het beleid mogelijk zijn en waar bijgesteld moet worden. In principe vertalen ze het organisatiebeleid naar een ICT-beleid dat haalbaar is.

Voordelen van functioneel beheer

Hoewel bedrijven kunnen kiezen voor functioneel applicatiebeheer, zijn er nog steeds bepaalde voordelen die je kunt hebben met een aparte afdeling voor functioneel beheer. Hieronder worden een paar van deze voordelen opgenoemd:

• Nieuwe software die meteen werkt. Wanneer er nieuwe software of een update uitkomt, is er een kans dat het niet meteen werkt. Een functioneel beheerder kan het nieuwe programma eerst testen, zodat er geen problemen optreden wanneer het daadwerkelijk wordt gebruikt.

• Vertalen van bedrijfsbeleid naar wat mogelijk is met ICT. Functioneel beheerders hebben genoeg technische kennis om te weten wat mogelijk is met ICT. Daardoor kunnen ze bedrijven helpen met het opstellen van een beleid dat haalbaar is.

• Hoge tevredenheid van eindgebruikers. Functioneel beheerders hebben goede communicatieve vaardigheden om personeel te assisteren bij het gebruiken van de services. Daardoor zijn de eindgebruikers ook meer tevreden over het gebruik van dergelijke diensten.

• Kwaliteit van informatievoorziening blijft hoog. Als er problemen optreden met de informatievoorziening, dan kan de functioneel beheerder het meteen doorgeven aan de centrale ICT-afdeling. Verder houden ze continu toezicht of het systeem optimaal functioneert en kunnen ze zien of iets bijgewerkt moet worden.

• Verhogen van de return on investment. Bedrijven investeren regelmatig grote bedragen in software. Functioneel beheer kan ervoor zorgen dat er een goede balans is tussen de kosten en baten. Ze beschikken over voldoende kennis van zowel business als ICT en kunnen gebruikers begeleiden om het meeste uit de investering te halen.

Hoe wordt je functioneel beheerder?

Om aangenomen te worden voor een functie als functioneel beheerder, moet je tenminste een hbo-opleiding hebben gevolgd. Verder moet de opleiding gericht zijn op zowel business als ICT. Om deze functie te bekleden, heb je namelijk kennis nodig van het verloop van bedrijfsprocessen en van de uitvoering van informatievoorziening.

Je kunt bij een onderwijsinstelling terecht voor een opleiding Bedrijfskundige Informatica op hbo-niveau en Informatiekunde op het wo-niveau. Daarnaast zijn er commerciële organisaties die een opleiding tot functioneel beheerder aanbieden. Dit zijn korte cursussen van een paar maanden die je makkelijk kunt combineren met werk.

Salarisgegevens zijn ontleend aan informatie op Indeed Salarissen. Deze informatie is een momentopname en varieert per werkgever, locatie en werknemer. Hieraan kunnen geen rechten worden ontleend.