Carrière­ontwikkeling

De regels en methoden om feedback te geven op je werk

June 23, 2021

Feedback geven op je werk is belangrijk om prestaties op de werkvloer te verbeteren en vaardigheden bij te werken. Er zijn bepaalde regels en methodes die je moet volgen om professionele feedback te geven. In dit artikel gaan we bespreken wat de regels en methodes zijn voor het geven van feedback op je werk.

Definitie van feedback

Feedback is een boodschap over het effect van iemands gedrag en prestaties. Feedback kan positief of opbouwend zijn. Positieve feedback is motiverend en heeft als doel om bestaand gedrag te bekrachtigen en in stand te houden. Opbouwende feedback is ondersteunend en wordt gegeven met het doel om bepaald gedrag te veranderen.

9 regels voor feedback geven op je werk

Wanneer je feedback wilt geven op je werk, is het belangrijk om rekening te houden met wat je precies wilt zeggen en hoe je het overbrengt. Hierdoor kun je ervoor zorgen dat alle betrokkenen een positieve ervaring hebben. Hier zijn negen regels voor het geven van feedback op je werk:

1. Geef feedback na een kleine overwinning

Feedback is het effectiefst wanneer er positieve vooruitgang wordt geboekt, maar er nog ruimte voor verbetering. De kleine overwinning geeft het nodige vertrouwen om een nieuwe benadering te overwegen.

Voorbeeld**:** "Je bent goed bezig. Waar denk je dat er nog ruimte is voor verbetering?"

2. Begin met een eerlijk compliment

Door het gesprek te beginnen met een compliment, creëer je een aangename situatie waarbij de andere persoon bereid is om nieuwe ideeën te overwegen. Daarna kun je een neutrale vraag stellen om de ander te helpen met het evalueren van zijn of haar eigen prestaties.

Voorbeeld**:** "Algemeen gezien was het een sterke presentatie. Zijn er punten die je zelf graag zou willen verbeteren?"

3. Luister voordat je feedback geeft

Voordat je feedback geeft aan een ander, moet je goed luisteren wat ze te zeggen hebben. Probeer je in te leven in de ander en waardeer hun ervaringen en perspectief. Dit helpt om betere feedback te geven. Verder zorgt het ervoor dat de ander in een mentale toestand komt waarin ze bereid zijn om te leren.

Voorbeeld: (Na het luisteren) "Oké, wat ik je hoor zeggen is ..."

4. Richt je op het gedrag

Tijdens het geven van feedback moet je je richten op het gedrag van een ander, in plaats van op het karakter. Het is namelijk al een hele uitdaging om iemands gedragspatroon te veranderen. Maar het is bijna onmogelijk om iemands persoonlijkheid te veranderen. Het is daarom belangrijk om je feedback te richten op het gedrag.

Voorbeeld**:** "Wat is er aan de hand? Deze week ben je al drie keer te laat op werk gekomen."

5. Beperk het aantal suggesties

Het is lastig om feedback te geven. Dit zorgt ervoor dat we het vermijden en onze feedback bewaren voor een beter moment, een moment dat lang op zich laat wachten. Het is daarom belangrijk om het aantal suggesties te beperken. Anders raakt de ander overweldigd en is minder geneigdheid om het gedrag te veranderen.

Voorbeeld**:** "Laten we bespreken hoe we je prestaties sterker kunnen maken, terwijl het nog vers in ons geheugen is."

6. Wees specifiek

Algemene opmerkingen zorgen ervoor dat mensen zich een paar minuten goed voelen. Daarna heeft het weinig invloed op iemands gedrag. Door specifieke feedback te geven, kun je anderen vertellen wat ze goed doen en daardoor aanmoedigen om hetzelfde te blijven te doen.

Voorbeeld**:** "De opening van je presentatie was indrukwekkend! Daar willen we graag meer van zien"

7. Sta open voor een reactie

Het geven van feedback is een interactie tussen personen. Het is daarom gebruikelijk om een reactie te krijgen wanneer je feedback geeft aan een ander. Hierdoor geef je de ander de mogelijkheid om zich te uiten over een situatie.

Voorbeeld**:** "Tenslotte ben ik benieuwd wat je hierover vindt?"

8. Spreek vanuit jezelf

Neem verantwoordelijkheid voor de feedback die je geeft door vanuit jezelf te spreken. Je kunt vertellen waar je last van hebt of wat je hebt gezien. Hierdoor voorkom je dat de opmerking overkomt als een beschuldiging.

Voorbeeld**:** "Ik merk steeds vaker dat ..."

9. Bereid je van tevoren voor

Als je feedback moet geven aan een ander, bereid je dan van tevoren voor op het gesprek. Bepaal de specifieke punten die je wilt bespreken en bepaal alvast hoe je deze punten wilt overbrengen. Probeer voorbeelden te geven en geef suggesties om zaken te verbeteren.

Voorbeeld**:** "Vandaag wou ik graag deze volgende punten met je bespreken."

3 methodes om feedback te geven

Je kunt op verschillende manieren feedback geven. Er zijn speciale methodes die je hiervoor kunt gebruiken. Deze methodes kunnen je helpen om een makkelijk overzicht te krijgen van de boodschap die je wilt delen. Hier zijn de drie methodes om feedback te geven op je werk:

1. De ik-ik-jij-methode

De ik-ik-jij-methode is een stappenplan voor het belichten van zowel de kant van de gever als de ontvanger. Deze methode heeft de volgende 3 stappen:

  1. Ik: De eerste stap is om het gedrag bespreekbaar te maken. In de boodschap vermeld je het gedrag of de prestatie van een ander dat je hebt opgemerkt.
  2. Ik: De volgende stap is nog steeds gericht op de spreker. Je vertelt wat je voelt bij het gedrag van een ander.
  3. Jij: Tenslotte richt je het gesprek op de ontvanger. Je vraagt aan de ander of ze dit gedrag herkennen en of ze er iets over te zeggen hebben.

Het doel van deze methode is om druk af te nemen bij de ontvanger, maar nog steeds uit te lichten van wat er precies fout gaat. Hier is een voorbeeld van een werknemer die deadlines niet haalt door een te hoge werkdruk:

"Ik merk de laatste tijd dat formulieren niet op tijd worden ingeleverd en dat deadlines worden verzet. Ik heb het gevoel dat de werkdruk bij jou te hoog is. Herken je iets hierin?"

De 4 g's methode

De 4 g's methode helpt bij het opbouwen van je feedback. Deze methode bestaat uit de volgende 4 stappen:

  1. Gedrag: Je begint de feedback met het gedrag of de prestaties van de ander te benoemen. Je mening over het gedrag is gebaseerd op feiten.
  2. Gevoel: Vervolgens vertel je hoe je je voelt bij het gedrag van de persoon.
  3. Gevolg: Daarna benoem je wat er is gebeurd door het gedrag.
  4. Gewenst: Je eindigt het gesprek door te vertellen welk gedrag je liever ziet.

Door gebruik te maken van de 4 g's methode, geef je meer structuur aan je feedback. De ontvanger krijgt hierdoor een beter idee van wat er aan de hand is. In het volgende voorbeeld wordt het 4 g's model toegepast bij een werknemer die te laat komt op het werk:

"Deze week was je drie keer te laat op het werk. Dit heeft ervoor gezorgd dat ik de afgelopen dagen erg gestrest was. Ook je collega's moesten voor je invallen doordat je te laat was. Wat ik graag wil zien is dat je de volgende week op tijd op het werk bent."

360 graden feedback

Wanneer een werknemer wordt beoordeeld door verschillende personen, dan wordt gebruikgemaakt van 360 graden feedback. Dit kunnen allerlei personen zijn die in contact staan met de werknemer zoals collega's, leidinggevenden en/of klanten. Deze methode wordt voornamelijk toegepast tijdens het beoordelings- of eindejaarsgesprek. Hier zijn de stappen voor de 360 graden feedback:

  1. Bepaal de doelen: Er wordt eerst bepaald waar werknemers op worden beoordeeld, zoals competenties of vaardigheden.
  2. Kies de deelnemers: Vervolgens wordt er een groep van 3 tot 10 deelnemers gekozen om feedback te geven.
  3. Gebruik een beoordelingsformulier: Alle leden krijgen een beoordelingsformulier dat ze moeten invullen. Het formulier bestaat uit een lijst van vragen over de prestaties en het gedrag van de werknemer.
  4. Structureer de feedback: De resultaten van de vorige stap worden verzameld en geanalyseerd. De werkgever zoekt naar overeenkomsten in de feedback.
  5. Houd het beoordelingsgesprek: Tijdens het gesprek wordt de feedback besproken met de werknemer. Er wordt duidelijk gemaakt hoe de beoordeling tot stand is gekomen.

Een belangrijk punt voor het uitvoeren van de 360 graden feedback is dat deelnemers anoniem blijven. Hierdoor is er een grotere kans dat er eerlijke en objectieve feedback wordt gegeven. Deze methode kan ook worden toegepast met één persoon. Dan wordt er gesproken over een 180 graden feedback.

Waarom is feedback belangrijk?

Feedback is één van de beste manieren om iemands sterke en zwakke punten in kaart te brengen. Wanneer je weet hoe je presteert op de werkvloer, kun je je gaan focussen op verbeterpunten. Oorspronkelijk werd feedback voornamelijk gegeven door managers en supervisors, maar tegenwoordig wordt er steeds meer feedback gedeeld door collega's onder elkaar.

Gerelateerd

Meer weergeven 

Wat is compliance?

Ontdek hier wat compliance is, wat het belang is van compliance en waarom bedrijven zich moeten houden aan de geldende wet- en regelgeving.

Hoe ontwikkel je een persoonlijk leerdoel? Tips en voorbeelden

Ontdek wat leerdoelen zijn, waarom ze belangrijk zijn, op welke manier ze geformuleerd worden en voorbeelden van zowel specifieke als meetbare persoonlijke leerdoelen.