Wat is een backoffice medewerker?

Wat is een backoffice medewerker? En wat voor werkzaamheden voert een backoffice medewerker uit? Als backoffice medewerker heb je een ondersteunende rol binnen een bedrijf. Je voert administratieve handelingen uit voor een afdeling en neemt taken op je waardoor bedrijfsprocessen soepel verlopen. Omdat een backoffice medewerker in veel verschillende sectoren actief kan zijn, zijn er ook veel verschillende vacatures beschikbaar. In dit artikel gaan we dieper in op wat een backoffice medewerker is, welke werkzaamheden je dagelijks uitvoert en in welke branches backoffice medewerkers actief zijn.

Wat is een backoffice medewerker?

Als backoffice medewerker bied je ondersteuning binnen een bedrijf of een specifieke afdeling. Dit doe je vooral door alledaagse administratieve handelingen te verrichten. Denk hierbij aan het opstellen van offertes en facturen, het tellen van de voorraad, het invoeren van data in de computer of het bijhouden van een website. Maar het kan ook zijn dat je meedenkt over hoe bepaalde bedrijfsprocessen verbeterd kunnen worden of dat je dossiers afhandelt voor afdelingshoofden en managers. Het werk van een backoffice medewerker is dus heel afwisselend. In feite ben je de rechterhand van een afdeling, het management of het volledige bedrijf.

Welke taken je daadwerkelijk mag uitvoeren als backoffice medewerker verschilt per bedrijf. Dat komt omdat backoffice medewerkers actief zijn in vrijwel alle sectoren en elk bedrijf zijn eigen bedrijfsvoering heeft. In het algemeen werk je aan kleine (administratieve) taken, maar dit zijn wel taken die van groot belang zijn om projecten en bedrijfsprocessen goed te laten verlopen. Vooral in grote bedrijven en multinationals zijn backoffice medewerkers onmisbaar. Je helpt namelijk mee om overzicht te houden en de productiviteit te verhogen binnen een bedrijf. Maar je kunt net zo goed vacatures voor backoffice medewerkers vinden voor kleinschalige bedrijven bij jou in de buurt. Door jouw inzet als backoffice medewerker kan de bedrijfsvoering optimaal draaien.

Het verschil tussen een backoffice en frontofficemedewerker

In veel bedrijven werken naast backoffice medewerkers ook frontofficemedewerkers. Het kan zijn dat er redelijk wat overlap zit in de taken die uitgevoerd worden, maar er is een heel duidelijk verschil tussen de twee functies. Een backoffice medewerker werkt vooral 'achter de schermen' van een bedrijf en heeft weinig tot geen contact met klanten. Een frontofficemedewerker werkt juist aan de voorkant van een bedrijf en is vaak een aanspreekpunt voor klanten. Zo is een balie- of klantenservicemedewerker een typisch voorbeeld van een functie als frontofficemedewerker. Maar ook frontofficemedewerkers kunnen voorraden tellen en gegevens invoeren in de computer, net zo goed als backoffice medewerkers.

Lees ook: Hoeveel verdient een front office manager?

Wat doet een backoffice medewerker?

Voor een backoffice medewerker wordt ook wel eens de meer algemene term administratief medewerker gebruikt. In feite ben je ook een administratief medewerker, maar het ligt aan je volledige takenpakket of je ook daadwerkelijk de functie uitvoert van backoffice medewerker. Doe je dat, dan kan het zijn dat je onder andere de volgende werkzaamheden mag uitvoeren:

• Opstellen van contracten, offertes en facturen.

• Data invoeren in de computer.

• Maken van planningen of hierbij helpen.

• Beheren van dossiers en bedrijfsgegevens.

• Rapporten opstellen voor verschillende afdelingen.

• Voorraden bijhouden.

• Frontoffice medewerkers assisteren bij hun werkzaamheden.

• Archieven beheren.

• Websites bijhouden.

• Afdelingen ondersteunen bij hun werkzaamheden.

Welke taken je precies oppakt is echter afhankelijk van de sector waarin je werkt en wat een bedrijf op dat moment nodig heeft. Iemand die als backoffice medewerker in een ziekenhuis werkt, is misschien meer bezig met het bijhouden van patiëntendossiers dan met het opstellen van contracten. Terwijl iemand bij een financiële instantie juist de meeste tijd kwijt is aan het opmaken van offertes en facturen. Het beste inzicht in welke werkzaamheden je kunt verwachten als backoffice medewerker krijg je wanneer je vacatures voor backoffice medewerkers bekijkt. Hierin staat vaak een duidelijke taakomschrijving.

Waar werkt een backoffice medewerker?

Backoffice medewerkers zijn in vrijwel alle sectoren actief. Je kunt werk vinden in financiële branches, maar ook in de zorg, retail, IT, communicatie of bij de overheid. Er zijn daarom vaak veel vacatures beschikbaar voor backoffice medewerkers. Veel mensen kiezen in eerste instantie niet zozeer voor het beroep van backoffice medewerker, maar kijken eerst met welke branche ze affiniteit hebben. Het is namelijk heel anders om als backoffice medewerker in de zorg te werken dan bij een hypotheekverstrekker. Ook maakt het een groot verschil of je bij een multinational werkt of bij een klein bedrijf. Luister goed naar jezelf en ontdek welke sector het beste bij jou past. Zo haal je het meeste werkplezier uit je baan.

Welke opleiding moet je volgen om backoffice medewerker te worden?

De meeste functies als backoffice medewerker zijn op mbo-niveau, maar soms wordt er om een hbo-diploma gevraagd. In veel vacatures voor backoffice medewerkers wordt er vooral om een relevante opleiding voor die branche gevraagd en niet zozeer om een specifieke opleiding tot backoffice medewerker. Zo kan een zorgverlener bijvoorbeeld graag willen dat je medische kennis hebt opgedaan, omdat je kennis moet hebben van medische begrippen. Als het nodig is wordt er aanvullend om een diploma richting professioneel administratief medewerker gevraagd. Om dit diploma te krijgen zijn er studieprogramma's van zes maanden op mbo-niveau te vinden.

Voor algemenere bedrijven is een opleiding richting administratie of communicatie vaak voldoende. Bedrijven willen zelf ook wel eens trainingen en opleidingen aanbieden waardoor je de werkzaamheden van backoffice medewerker binnen het bedrijf leert.

Anders wordt het overigens als je bijvoorbeeld met wet- en regelgeving te maken krijgt. Je hebt dan zulke specifieke kennis nodig, dat je eerst een speciale opleiding moet volgen. Je kunt bijvoorbeeld de opleiding Backoffice medewerker WMO/Jeugd volgen als je bij een bedrijf wilt werken waar je te maken krijgt met de Wet maatschappelijke ondersteuning en de Jeugdwet.

Zodra je voor jezelf duidelijk hebt in welke branche je wilt werken als backoffice medewerker, is het aan te raden om wat onderzoek te doen naar wat voor opleiding je moet hebben. Het beste kun je contact opnemen met bedrijven om ernaar te vragen of recente vacatures voor backoffice medewerkers bekijken om te zien welke eisen er worden gesteld.

Welke competenties moet je hebben om backoffice medewerker te worden?

Hoewel de taken van backoffice medewerkers dus heel uiteenlopend zijn, zijn er wel een paar algemene competenties die je moet bezitten. Zo moet je goed zelfstandig kunnen werken. Veel taken voer je namelijk alleen uit. Toch is het ook een vereiste om goed samen te kunnen werken. Je voornaamste taak is namelijk om ondersteuning te bieden binnen het bedrijf. Je helpt collega's bij hun werkzaamheden en zult door de dag heen vaak moeten schakelen. Daarom is het ook van belang dat je goed overzicht weet te houden. Vaak voer je veel kleine taken uit, waardoor het snel kan gebeuren dat je iets vergeet.

Verder is het belangrijk dat je goed kunt coördineren. Je moet zelf kunnen inzien welke werkzaamheden op dat moment het belangrijkst zijn. Als laatste moet je heel nauwkeurig werken. Moet je bijvoorbeeld vaak facturen opstellen? Dan wil je niet dat je daarop een tikfout maakt.

Wat is het salaris van een backoffice medewerker?

Als backoffice medewerker ben je in feite een administratief medewerker. Het salaris voor deze functies is dan ook vergelijkbaar met elkaar en ligt gemiddeld op € 2.366,- bruto per maand. In werkelijkheid zijn er grote verschillen in het salaris dat backoffice medewerkers maandelijks op hun rekening gestort krijgen. Niet alleen je opleidingsniveau en werkervaring spelen een rol hierin, maar ook de sector waarin je werkt. Omdat backoffice medewerkers werkzaam zijn in verschillende branches, gelden er ook verschillende CAO's en secundaire arbeidsvoorwaarden. Niet iedereen krijgt bijvoorbeeld standaard een dertiende maand.

*Salarisgegevens zijn ontleend aan informatie op Indeed Salarissen. Deze informatie is een momentopname en varieert per werkgever, locatie en werknemer. Hieraan kunnen geen rechten worden ontleend.

Doorgroeimogelijkheden als backoffice medewerker

Als je na verloop van tijd een andere richting op wilt, is dat mogelijk. Misschien krijg je op een gegeven moment behoefte aan meer contact met klanten. Dan is het altijd mogelijk om een overstap te maken naar frontofficemedewerker. Ook als je de ambitie hebt om door te groeien, kan dat met de juiste scholing. Je kunt bijvoorbeeld doorgroeien tot office manager of afdelingsmanager.

Je weet nu wat een backoffice medewerker is en hoe je dit kunt worden. Denk jij dat een baan als backoffice medewerker geschikt voor jou is? Bekijk dan recente vacatures voor backoffice medewerkers. Je ziet dan direct of je de juiste opleiding hebt gedaan of nog wat scholing nodig hebt.